E-file Light
Contents
Introduction
Fundsquare met à votre disposition plusieurs applications présentées ci-dessous.
Ces outils composent la solution que nous appelons E-File light.
Nous vous invitons à consulter notre aide exhaustive à ce sujet.
Souscription à nos services
Pour toute information à ce sujet, ou pour compléter vos fonctionnalités, le ClientService est à votre écoute par téléphone ou par e-mail, n'hésitez pas à les contacter.
Les différents modules
Notification de commercialisation de fonds
L'application de Notification est un outil qui permet de composer des packages de notification à l'attention de la CSSF.
Après avoir choisi votre fonds, vous accédez à la seconde étape de l'application qui vous permet de sélectionner les pays vers lesquels seront envoyés les packages ainsi que les parts à notifier
La troisième étape est la gestion des documents. En important des fichiers depuis votre File System ou depuis la Librairie Fundsquare, vous allez garnir vos packages avec les documents requis par la CSSF.
La dernière étape d'une Notification consiste à remplir et signer la lettre de notification via le quatrième onglet "Lettre de notification et transmission".
L'aide en ligne est à votre disposition pour plus de précisions.
Matrice d'enregistrement et de distribution
Cette application vous permet d'affecter des statuts à vos parts afin de partager certaines informations avec d'autres professionnels de l'industrie du fonds.
Il faut distinguer deux workflows :
le workflow d'enregistrement : mon fonds est-il déjà enregistré auprès des autorités européennes? en cours d'enregistrement?
Le workflow de distribution : mon fonds est-il distribué? Dans quel pays?
Les écrans de l'application vous permettent d'associer des statuts à vos parts puis de valider les changements. Les statuts disponibles sont :
L'aide en ligne est à votre disposition pour plus de précisions.
Tableaux de bord
Le module « tableaux de bord » vous permet d’accéder à divers rapports pour faciliter votre travail au quotidien sur la plate-forme e-file.
Plusieurs rapports vous sont proposés comme par exemple :
- un état de l’ensemble des informations de vos fonds détenues par Fundsquare et par la CSSF
- un rapport de collecte de documents que vous avez transmis à Fundsquare
- une vue détaillée sur les KIID de vos fonds
La génération de certains rapports peut durer quelques minutes.
L'aide en ligne est à votre disposition pour plus de précisions.
Gestion documentaire
La Gestion Documentaire vous permet de consulter la liste des documents inclus dans votre bibliothèque Fundsquare.
La Gestion Documentaire
Il vous est alors possible de créer des packages de documents qui seront adressés aux autorités étrangères en déplaçant vos documents dans le panier de Transmission.
Pour les packages à transmettre à la CSSF, il faut ensuite les envoyer de façon sécurisée via le Service Déposant (en mode automatique ou en plaçant le .zip manuellement dans le répertoire adéquat).
De même que si vous voulez faire apparaître un document sur le portail Fundsquare, il vous suffira de le déplacer dans le panier Publication.
La Vue Consolidée
Un envoi en masse vers les autorités est également possible via l'onglet Vue Consolidée
Cet onglet vous présente la liste de vos fonds et en se basant sur les Suggestions Fundsquare pour énumérer les documents qui doivent être transmis vers les autorités.
Les cellules du tableau vous indiquent le nombre de documents correspondant à la suggestion (/) et le nombre de documents déjà présents dans le panier. Il vous est possible de réaliser les actions suivantes :
1. Sélectionner les documents pour un seul fonds et un seul pays 2. Sélectionner tous les documents pour un fonds 3. Sélectionner tous les documents pour un pays 4. Sélectionner tous les documents pour tous les pays et tous les fonds.
Lorsque les documents sont sélectionnés, les actions possibles sont :
- Préparer les documents sélectionnés : tous les documents sélectionnés sont déposés dans le panier "Transmission aux Autorités". - Demander la transmission des documents : tous les documents dans le panier sont transmis. - Préparer et transmettre : Tous les documents de la suggestion sont préparés et transmis.
Document en Erreur d'Indexation
Cet onglet de l’application de Gestion Documentaire permet de corriger les indexations en erreur.
Il suffit de sélectionner un ou plusieurs documents parmi la liste pour les supprimer ou en corriger l'indexation :
Génération de rapports
- Titres par titres pour les Sociétés Émettrices relatif à la circulaire 2011/8 - TPTIBS
- Titres par titres pour les véhicules de titrisation - TPTTBS
- Titres par titres Bancaires - TPTBNR
Le premier onglet définit le contexte de votre rapport. Vous y saisissez les données suivantes :
- Date de fin de mois
- Date de clôture
- Devise
- Type Déposant
- Code Déposant
- Type Déclarant
- Code Déclarant
Le deuxième onglet vous permet d'ajouter les données relatives aux actifs :
Le dernier onglet vous permet d'ajouter les données relatives aux passifs :
A tout moment il est possible de générer votre rapport au format XLS ou au format XML.
Les fichiers XML peuvent être transmis à la BCL via E-File. ou via le Service Déposant..
Paramétrage de la diffusion
La configuration initiale d'un "contrat" de diffusion est prise en charge par notre équipe ClientService. Lorsque le contrat a été paramétré, cette interface web vous permet de modifier la liste des destinataires, les échantillons de diffusion, de demander la création de nouveaux abonnements.
Au démarrage de l'application, la liste de vos différents contrats de diffusion apparaît :
Le détail de la configuration du contrat apparaît après avoir cliqué sur le bouton 
:
Pour un contrat donné il est possible d'afficher tous les fonds ou de sélectionner par promoteur/ fonds / compartiment / part.
Les différents abonnements de diffusion qui constituent ce contrat de diffusion sont présentés en colonne.
Pour chaque ligne du tableau, l'écran indique si l'instrument considéré appartient ou non à l'abonnement de diffusion.
Les différentes formes de la case à cocher représentent les différents modes de sélection :
L'onglet 'Global' présente la configuration au niveau fonds, pour passer au détail par compartiment/part if suffit de cliquer sur le bouton 
de la ligne correspondante.
Le nombre de parts sélectionnées est indiqué en en-tête de colonne.
Le premier chiffre indique le nombre de parts composant l'échantillon avant modification, le second le nombre de parts après modification.
Remarque : La création d'un nouvel abonnement de diffusion n'est pas autorisée via cette interface.
Le bouton 
permet de demander la création d'un nouvel abonnement de diffusion.
Les informations nécessaires à la création de l'abonnement peuvent être saisies dans la nouvelle fenêtre.
Ces données sont transmises par email au ... qui paramétrera le nouvel abonnement. Une fois créé, l'abonnement devient disponible dans l'interface graphique qui vous permet de configurer l'échantillon ainsi que la liste de diffusion.
Le détail de la diffusion (type de fichier, mode d'envoi, fréquence) ainsi que la liste des destinataires peuvent être obtenus en cliquant sur le bouton 
Cet écran vous permet d'ajouter et de supprimer des adresses de destinataires par mail.
Comment transmettre des documents à Fundsquare?
- Fundsquare est en mesure de vous configurer un compte FTP (ou sFTP) vous permettant de déposer vos documents. N’hésitez pas à nous contacter. pour obtenir vos paramètres de connection. En fonction des besoins, ce compte pourra comporter différents sous-répertoires en selon le type d’envoi :
- Lib : pour charger la librairie Fundsquare,
- Regmat : pour nous transmettre des matrices d’enregistrement/distribution
- …
- Les fichiers déposés doivent respecter la règle de nommage Fundsquare :
| Début | Fin | Remarque |
|---|---|---|
| 1 | 6 | Type de document |
| 8 | 17 | Date de référence du document |
| 19 | 20 | Langue du document (code ISO2) |
| 22 | 23 | Code ISO du pays si document spécifique à un pays (ex : CH) |
| 25 | 35 | Date de publication du document |
| 36 | n | Champ libre avec codification ou intitulé du fonds |
| Cas particulier des KIIDs et Factsheets qui nécessitent une indexation au niveau de la part : | ||
| 36 | 48 | Code ISIN de la part |
| 48 | n | Champ libre avec codification ou intitulé du fonds |
| Types de document possibles | |
|---|---|
| KIIDOC | Kiid |
| KIIUNP | Kiid non protégé |
| KIIUNP | Kiid non protégé |
| CPROSP | Prospectus complet |
| SPROSP | Prospectus simplifié |
| ADDPRO | Addendum |
| SUPPRO | Supplément au prospectus |
| ANNREP | Rapport annuel |
| SEMREP | Rapport semestriel |
| FACTSHT | Factsheet |
| MANREG | Management regulation |
| ARTINC | Article of incorporation |
| NOTLET | Lettre de notification |
| ATTREG | Attestation de la CSSF |
| PAYMCF | Confirmation de paiement |
| MKPROV | Marketing provision |
| PAYAGA | Paying agent agreement |
| GTCDOC | General Terms and Confiitions of sale |
| POADOC | Power of Attorney |
| DSCERT | Declaration of Self Certification |
| TRCERT | Translation Certification |
| UPDDES | Update Description |
Le séparateur de champs est le caractère "-"
Exemples :
| Types de document | Nommage |
|---|---|
| KIID | KIIDOC-2011-02-01-EN-00-2011-02-01-IE0123456789-xxxxxxxxxxn.pdf |
| Prospectus | CPROSP-2010-09-01-FR-00-2011-02-01-xxxxxxxxxxn.pdf |
| Addendum | ADDPRO-2010-09-01-FR-00-2011-02-01-xxxxxxxxxxn.pdf |
| Rapport annuel | ANNREP-2010-09-01-FR-00-2011-02-01-xxxxxxxxxxn.pdf |
| Factsheet | FACSHT-2011-02-01-EN-00-2011-02-01-IE0123456789-xxxxxxxxxxn.pdf |
Lors d’un même dépôt de fichiers, les documents doivent être regroupés au sein d’un même fichier Zip, nommé sous la forme :
- KIIDOC : indication du type de document (KIIDOC,
- 20110405091420 : timestamp
- DIS : type de processus
- DIS = distribution
- REG = enregistrement
- NOT = notification
- UPD = mise à jour
- LIB = librairie privée
- xxxxxxxxxxn : référence client
- xxxxxxxxxxn : référence du fonds
Lorsque le package a été traité, un fichier de compte-rendu « Suivi.xls » peut-être envoyé automatiquement :
Quelles sont les informations complémentaires à transmettre à Fundsquare ?
Pour être en mesure de publier/diffuser correctement les documents, notamment les Kiids, Fundsquare a besoin de disposer d’un certain nombre de matrices :
- Matrice d'enregistrement et de distribution : dans quels pays la part est-elle enregistrée, diffusée ? Pour le chargement initial de ces informations, le... peut fournir sur demande une matrice d’enregistrement/distribution au format Excel. Il est également possible de fournir ces informations via un fichier csv, merci de contacter.
La maintenance de la matrice d’enregistrement/distribution peut-être réalisée en-ligne grâce à l’application web. développée par Fundsquare.
La mise à jour régulière de ces statuts est primordiale pour assurer un bon fonctionnement de toute la chaîne applicative.
- Matrice pays / langue : quelles sont les langues acceptées par pays ? Pour la transmission des packages aux autorités étrangères, le service de white labelling Fundsquare et la diffusion des documents, Fundsquare a besoin de connaître la liste des langues autorisées par pays. A cet effet Fundsquare peut proposer une liste par défaut, une personnalisation en fonction de vos besoins est possible. N’hésiter pas à contacter votre CSM pour tout besoin à ce sujet.
- Matrice de souscription : à qui faut-il transmettre les documents ? La matrice de souscription permet de regrouper les destinataires par liste de diffusion, et de leur associer une liste de fonds / compartiments / parts. Le chargement initial de la matrice est effectuée grâce à un fichier Excel fourni par le ...
La maintenance de la matrice d’enregistrement/distribution peut-être réalisée en-ligne grâce à l’application web. développée par Fundsquare.
Problèmes fréquents
Numéro de version
Les applications E-File Light sont des applications web. Il est toutefois possible que le cache de votre navigateur internet ait gardé en mémoire une version qui n'est plus à jour.
Le numéro de la version utilisée se trouve en bas à gauche de l'écran de connexion :
N'hésitez pas à nous contacter. pour connaître le numéro de la dernière version en ligne.
En cas de problème, il peut être pertinent de vider le cache. de votre navigateur internet.
Vider le cache
Vider le cache de votre navigateur internet vous aidera dans la résolution des problèmes liés au raffraichissement
Internet Explorer
Première étape, ouvrir la boite de dialogue settings :
Dans IE > Tools > Internet Options
1. Choisir l'onglet general
2. Cliquer sur le bouton settings
3. Cocher uniquement la caseTemporary internet file
4. Supprimer les fichiers
Firefox
Première étape, ouvrir la boite de dialogue clear history box:
Firefox > Tools > Clear recent history
1. Changer la valeur du champ time range to clear
2. pour Everything
3. Afficher les détails
4. Sélectionner uniquement cache comme indiqué
5. Supprimer les fichiers
Google Chrome
Première étape : ouvrir le menu de suppression des données de navigation :
1. Dans le menu trois barres (anciennement clef)
2. Choisir le sous-menu Outils
3. Puis Effacer les données de navigation...
NB : Vous pouvez accéder directement à la page en question en utilisant le raccourci clavier :
"ctrl" + "maj" + "Suppr"
Seconde étape : Vider le cache
1. Dans la liste déroulante Effacer les éléments datant :
2. choisir de n'importe quand
3. Pour les caser à cocher, uniquement sélectionner l'option Empty the cache
4. Supprimer les fichiers
