ETAPE 3 : sélection des documents à fournir

L'écran 03 | Gestion des documents n'est accessible qu'à la condition d'avoir au moins une part commercialisée dans au moins un pays.

Pour accéder à cet écran de gestion des documents, vous avez 3 possibilités :

• Depuis l'étape 2, cliquez sur le bouton étape suivante, après avoir réaliser le paramétrage de commercialisation des parts.
• Depuis l'étape 4, cliquez sur le bouton étape précédente pour retourner à l'étape 03
• Toujours depuis l'étape 4, cliquez sur 03/Gestion des documents dans la ligne de progression, symbolisée par le menu entête.

REMARQUE: l'arborescence du fonds est restreinte aux parts sélectionnées à l'étape 02 / Commercialisation des parts et aux documents déjà indéxés pour ces parts, tous pays confondus.

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L'écran se décompose en 2 parties:

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Limite technique: au maximum, 200 fichiers peuvent être télécharger.

Pour ajouter un document, cliquez sur le lien "ajouter des documents" positionné en haut à droite de l’écran : une nouvelle fenêtre s'ouvre, appelée écran d'indexation. Cliquez à nouveau sur "ajouter des documents": un explorateur s’ouvre vous permettant de naviguer dans vos fichiers personnels et de sélectionner les documents nécessaires.

Les documents ajoutés peuvent ainsi être nommés, selon la norme définie par la CSSF: il s'agit de la phase d'indexation.

ASTUCE: Les codes CSSF compartiment et part peuvent être pré-remplis en se positionnant dans l'arborescence sur l'instrument concerné, avant de cliquer sur "ajouter un document".

REMARQUE : si le nom de votre document correspond aux règles de nommage UCITS 4, les différents champs sont alors pré-remplis.

Sont affichées les données suivantes:

• nom du fichier source
• zone de saisie du code CSSF compartiment: préremplie si vous avez recherché le document en sélectionnant au préalable le compartiment concerné
• zone de saisie du code CSSF part: préremplie si vous avez recherché le document en sélectionnant au préalable la part concernée
• zone de saisie pour la date de validité (ou date de publication)
• liste déroulante avec tous les types de documents autorisés
• liste déroulante avec toutes les langues autorisés

Vous pouvez supprimer votre document en cliquant sur "supprimer". Il disparait alors de la liste des documents à indexer.

La colonne "contrôle" indique que les renseignements obligatoires du document sont bien présents.

• Le indique que l'indexation du document est valide et qu'il peut donc être ajouté à votre espace de travail en vue de son envoi dans la notification.
• Le indique un problème dans l'indexation: les données erronées ou vides sont mises en évidence dans un encadré rouge.

Pour valider vos choix, cliquer sur "indexer les documents". Le transfert de vos documents vers votre espace de travail démarre. Tant qu'un document n'obtient pas le feu vert pour indexation, vous ne pouvez pas lancer l'indexation. Corrigez ou supprimez le document qui pose un problème pour indexer les documents valides.

Les documents en cours de transfert sont affichés dans l'arborescence au statut "chargement" mais aussi dans une fenêtre dédiée, accessible en haut à droite en cliquant sur "Chargement en cours". Lorsque le document est complètement chargé, il reste affiché dans cette fenêtre au statut "index" ou "erreur". Pour le supprimer de la liste, cliquez sur "vider la liste".

REMARQUE : vider la liste ne supprime pas le fichier de votre espace de travail. Il efface simplement le nom du fichier dans cet écran mais le fichier reste correctement indexé et accessible dans l'arborescence.

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Chaque document indexé est automatiquement ajouté à la notification de chaque pays lorsque:

• le document est associé à un instrument commercialisé dans le pays
• la langue du document est autorisé dans le pays

Afin de personnaliser vos notifications, vous pouvez modifier la liste des pays auxquels le document est envoyé. Pour cela, cliquez sur le lien modifier. Une nouvelle fenêtre s'ouvre et rappelle toutes les données d'indexation.

Vous pouvez supprimer un document de votre espace de travail, qu'il ait ou non été joint à une notification. Ainsi, il n'apparaitra plus dans la liste des documents disponibles pour le fonds concerné.

Pour supprimer un document, cliquez sur le lien "supprimer" disponible dans la fenêtre de modification.

Lorsque le document est en erreur, il peut être directement supprimé à partir de l'arborescence.

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Tous les documents que vous avez déjà indexés et ajoutés à votre espace de travail sont affichés.

Vous pouvez affiner le résultat de la liste en utilisant les différents critères disponibles en haut du tableau.

Pour chaque document et si elles sont disponibles, vous retrouvez les actions modifier et visualiser.

Vous avez également la possibilité de supprimer plusieurs documents à la fois en cochant les documents souhaités. Cliquez sur le lien "supprimer" disponible en bas à gauche de la fenêtre.

La case disponible tout en haut à gauche de tableau permet de sélectionner tous les documents.